A mobiltelefon hajnali kettőkor pittyen egyet az éjjeliszekrényen. A legtöbben csak a másik oldalukra fordulnak, pedig az a rövid hangjelzés éppen egy apró darabot harapott ki a cég éves nyereségéből. Kilenc dollár kilencvenkilenc cent. Egy elhanyagolható összeg. Egy ebéd ára a belvárosban. A probléma ott kezdődik, hogy ez a hangjelzés a hónap során még harmincszor ismétlődik meg. Különböző szoftverek, elfelejtett képszerkesztők, soha nem használt projektmenedzsment eszközök és felhőtárhelyek jelentkeznek be a jussukért.
A szoftvervásárlás régen egyszerű folyamat volt. Megvettük a dobozos terméket, kifizettük az árát, és a program örökre a miénk maradt. Ez egy egyszeri beruházás volt, ami megjelent a könyvelésben, majd évekig szolgált minket. Ma már semmit nem birtokolunk a digitális térben. Csak engedélyt bérlünk a használatra. Ez a modell a szoftvergyártók számára a kánaánt jelenti, hiszen kiszámítható, havi bevételt biztosít nekik. A vállalkozó számára viszont ez egy véget nem érő kötelezettség. A tőke kiáramlása folyamatos. Egyetlen pillanatra sem áll meg a folyamat. A szoftvercégek ráadásul mesterien játszanak az emberi pszichológiával. Az alacsony havi díj azt az illúziót kelti, hogy a szolgáltatás olcsó. Senki nem számolja ki, hogy tíz év alatt az a havi tíz dollár valójában egy vagyonba kerül. A figyelem elalszik az apró tételek felett. A cégvezető a nagy beszállítói számlákat alkudja le, miközben a bankkártyájáról tucatnyi irányba távozik a pénz ellenőrizetlenül.
A feledékenység adója
Minden szervezetben keringenek olyan digitális kísértetek, akik után havonta fizetünk, pedig már régen nincsenek a fedélzeten. Egy munkatárs távozik a cégtől, leadja a laptopját, a hozzáféréseit azonban senki nem törli a központi adminisztrációban. A licenc tovább él. A számlázás pörög tovább. Ezeket hívjuk zombifelhasználóknak. Egy harmincfős irodában az ilyen elfelejtett előfizetések éves szinten több millió forintos lyukat üthetnek a költségvetésbe. A feledékenység itt egyfajta önkéntes adóvá válik, amit a trehányságunk miatt fizetünk be a tech-óriásoknak. A legtöbb kis- és középvállalkozásnál nincs egyetlen felelős, aki átlátná a teljes szoftverparkot. A marketinges vesz magának egy eszközt a közösségi médiához. Az értékesítő előfizet egy CRM modulra. A grafikusnak kell egy különleges betűtípus-készlet. Mindenki a saját szakmai igényeire hivatkozik, a kártyaadatok pedig bekerülnek a rendszerekbe. A cégvezető csak a hónap végén látja az összesített tételmennyiséget, de akkor már késő. A szétaprózott döntési jogkörök egyenes utat jelentenek a pénzügyi káosz felé.
A Shadow IT jelensége akkor üti fel a fejét, amikor a munkavállalók a hivatalos vállalati csatornákat megkerülve, saját maguk szereznek be digitális eszközöket. Ehhez elég egy céges hitelkártya vagy egy későbbi költségelszámolás. Ezek a kiadások sokszor elbújnak az egyéb dologi költségek között. Nem informatikai beruházásként jelennek meg, hanem marketingköltségként vagy oktatási kiadásként. A központi felügyelet nélküli adatáramlás a hackerek álma. A cégvezető azt sem tudja, hol tárolják az ügyfelek adatait, de a számlát minden hónapban kifizeti érte. Az árnyék-informatika felszámolása nem technikai feladat. Ez egy kőkemény vezetői döntést igényel. Meg kell szüntetni azt a gyakorlatot, hogy bárki, bármikor, bármire előfizethet a cég terhére.
Jöhet az audit! De hogyan?
A profit védelme egy drasztikus és kíméletlen audittal kezdődik. Nem elég átfutni a bankkivonatot. Minden egyes tételt egyesével kell megvizsgálni. A kérdés egyszerű: mi történne, ha holnaptól nem létezne ez a szolgáltatás? Ha a válasz az, hogy semmi lényeges, akkor az előfizetést azonnal törölni kell. A legtöbb szoftvercégnél a lemondás labirintus. Elrejtett gombok, többoldalas kérdőívek és érzelmi zsarolás várja a távozni akaró ügyfelet.
Ezt a harcot meg kell vívni. A megtakarítás minden egyes lemondott kilencdolláros tételnél kezdődik. Érdemes bevezetni az éves fizetés rendszerét a havi helyett ott, ahol a szoftver valóban nélkülözhetetlen. Ezzel gyakran húsz százaléknyi költséget lehet azonnal lefaragni. A legnagyobb megtakarítás azonban a konszolidációból származik. Ki kell választani egyetlen platformot, és mindenkit rá kell kényszeríteni a használatára. A párhuzamos rendszereknek menniük kell. Ez a folyamat fájdalmas, mert a munkatársak ragaszkodnak a megszokott gombjaikhoz. A vezetőnek azonban a profitot kell néznie, nem a kényelmi szempontokat.
A szoftver-előfizetések világa úgy van felépítve, hogy a lustaságunkból és a figyelmetlenségünkből profitáljon. A rendszer arra számít, hogy elfelejtjük lemondani a próbaidőszakot. Arra játszanak, hogy nem vesszük észre az éves díjemelést. Arra alapoznak, hogy túl macerásnak érezzük a váltást egy másik eszközre. Ezek a cégek nem partnerek a profitépítésben. Sokkal inkább paraziták a vállalkozás testén, ha nem használjuk ki valóban a szolgáltatásukat. A digitális higiénia fenntartása folyamatos munkát igényel. Negyedévente újra elő kell venni a listát. Minden egyes felhasználói licencet ellenőrizni kell. A zéró alapú költségvetés elve itt működik a legjobban. Minden egyes szoftvernek újra és újra bizonyítania kell a létjogosultságát. Csak az maradhat, ami közvetlenül bevételt termel vagy nélkülözhetetlen a működéshez.